بر اساس هوش هیجانی عمل کنید
ما باید به منظور بهبود تواناییمان در مدیریت روابط به سراغ برخی از مفاهیم هوش هیجانی برویم. شاید نیاز باشد که با خودآگاهی، مدیریت بر خود و آگاهی اجتماعی شروع کنیم. هنگام ارتباط با دیگران ما باید از احساسات خود آگاه باشیم و عواطفمان را مدیریت کنیم.
جلسات منظم یک به یک
نمیتوان به اندازه کافی بر اهمیت برگزاری جلسات منظم یک به یک با ذینفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه تأکید کرد. با جلسات منظم شما قادر خواهید بود با اعضای تیم پروژه خود مرتباً در ارتباط باشید. همچنین میتوانید به بهترین صورت انتظارات ذینفعان خود را مدیریت کنید.
با آن ها برای صرف ناهار بیرون بروید!
اگر شما جزء آن دسته از افرادی هستید که به علت صرفه جویی در زمان، ناهارتان را سریع روی میز کارتان میخورید، فرصت عالی ارتباط سازی را از دست میدهید. سعی کنید با تعیین یک روز در هفته برای بیرون رفتن با یک نفر برای صرف ناهار کم کم عادت حال حاضرتان را تغییر دهید. به طور متناوب سعی کنید با همه ذینفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه در دو سه ماه آینده برای بیرون رفتن و صرف ناهار برنامهریزی کنید. اگر فکر میکنید صرف ناهار با یک نفر خیلی جو صمیمانه و نزدیکی را به وجود می آورد، از دو نفر دعوت کنید که به شما بپیوندند یا یک ذینفع کلیدی و یک عضو کم سابقه تیم را دعوت کنید و همزمان به ارتباط سازی با ذینفع و توسعه دادن عضو تیم بپردازید.
از تمرینهای مربوط به یخشکنی و تیم سازی استفاده کنید
یخشکنها به عنوان روشی برای مدیریت روابط، بستری را فراهم میکنند که بتوانیم با تهدید کمتر از ذینفعان خود اطلاعات کسب کنیم. آیا شما از تمرینات یخ شکن و تیم سازی به طور مؤثر استفاده میکنید؟ برای مثال میتوانید از افراد دربارۀ فیلم یا برنامه تلویزیونی، موسیقی دان و کتاب مورد علاقهشان بپرسید. در واقع، شما می توانید هر سؤالی را بپرسید که درباره هر کدام از افراد به شما اطلاعات میدهد و جلسه را برای بحث و گفت وگو آماده میکند. برای این منظور بیشتر تمرینات پیچیده تیمسازی را نیز میتوان استفاده کرد. این موارد شامل فعالیتهایی، مانند رقابتهای تیمی، احیا و بازیابی یا دیگر تمرینهای مبتنی بر سناریو میشوند.
هدایتگر و راهنما باشید تا دیگران را توسعه دهید
در رویکرد خود تغییر ایجاد کنید و دیگران را از طریق هدایتگری و راهنما بودن، مدیریت کنید. دربارۀ سیستماتیک کردن روش های خود در سرمایهگذاری بر دیگران فکر کنید. جلسات منظمی را به منظور تمرکز بر توسعه افرادی ترتیب دهید که با شما کار میکنند. دربارۀ مسئولیتهایی فکر کنید که میتوانید به افراد بدهید و به رشد تواناییهای آن ها کمک کنید. اگر از نحوه عملکردتان کاملاً مطمئن نیستید، از آن ها دربارۀ نحوۀ کارتان بازخورد بخواهید. ببینید برای ایجاد بهبود در این زمینه چه کاری از دستتان بر میآید. شما میتوانید یک هدایتگر یا راهنما را استخدام کنید و از او یاد بگیرید چگونه افراد را هدایت کنید.
روشهای راستگویی را تمرین کنید
زمانی را به ارزیابی توانایی راستگویی خود اختصاص دهید. آیا موقعیتهایی وجود دارد که شما در راستگویی مشکل پیدا کنید؟ کدام یک از روشهای راستگویی برای شما بزرگ ترین چالش به شمار میآید؟ یک نقطه شروع میتواند مرور فهرست زیر و رتبهبندی پاسخهایتان بر حسب بهترین کار و بدترین کار باشد. آیا زمانی که جواب شما باید نه باشد، بله میگویید؟
ابزارهای ارزیابی
استفاده از ابزارهای ارزیابی میتوانند اطلاعات لازم را برای توسعه اعضای تیم و همچنین برای تیمسازی عمومی در اختیار شما قرار دهند. ابزارهای زیادی وجود دارند که شامل ارزیابیهای عمومی، ارزیابی توانایی و ارزیابی هوش هیجانی میشوند. یکی از رایجترین ابزارهای عمومی شاخص مایرز ـ بریگز یا همان MBTI است. شخصی را برای پیاده سازی این ابزار بیابید. چهار نوع شاخص استفاده شده در ارزیابی مایرزـ بریگز شانزده ترکیب مختلف را شناسایی میکنند. تیم خود را در مقابل این شانزده ترکیب تصور کنید و دربارۀ آن به عنوان یک تمرین تیمسازی بحث و گفت وگو کنید.
شما میتوانید از ابزار توانایییاب به منظور کمک به افراد در تعیین تواناییهایشان استفاده کنید. وقتی شما پنج توانایی برتر فرد را شناسایی کنید، این ارزیابی می تواند برای تلاش هایی که در زمینه توسعه افراد انجام میدهید، به عنوان یک اصل یا پایه به شمار بیاید.
نحوه به وجودآوردن نتایج مشترک خود را با دیگران ارزیابی کنید
به نتایج پروژه و روابط خود نگاهی بیندازید و میزان سهم خود در حل مسأله یا مشکل ارزیابی کنید. آیا تمایل دارید که نقش یک قربانی را بازی کنید؟ آیا فکر میکنید به جای اینکه شما مسائل را بیافرینید، اول آن ها برای شما اتفاق میافتند؟ تلاش مشترک با همکارانتان را در خلق نتایج ارتباطی که به دست می آورید، ارزیابی کنید. میزان رضایتمندی خود را در دستیابی به نتایج ارتباطی درجه بندی کنید.
الگوهای ارتباطی شما چیست؟
به طورکلی دربارۀ تجارب اخیر خود در مدیریت روابط پروژهها و در محیط کارتان فکر کنید. آیا میتوانید نمونههایی از فروپاشی روابط را شناسایی کنید؟ حکم معادل شما برای مدیران نادان چیست؟ آیا موضوعی وجود دارد که مانع بهترین عملکرد شما شود؟ آیا الگوهای تکراری وجود دارد که از بهترین عملکرد شما جلوگیری کند؟ تعیین کنید آیا هیچ گونه الگوی ارتباطی دارید و آیا در برخورد با افراد مختلف یک نوع واکنش از خود نشان میدهید. این جا حوزهای است که ممکن است بتوانید بازخوردهایی از افراد مهم، راهنما، دوست یا هرکسی که شما را برای مدتی میشناسد، دریافت کنید. بعد از تشخیص الگو، مرحله بعدی مشخص کردن سهم مشارکت خودتان در این وضعیت است. قسمتی از کار را که انجام داده اید، برعهده بگیرید و سپس درباره آن فکر کنید که چطور میتوانید آن را به طور متفاوتی در آینده انجام دهید تا نتایج دیگری دست یابید. سعی کنید که حداقل ۲ یا ۳ مورد را که میتوانید انجام دهید، مشخص کنید.
کتابها و دورههای آموزشی پیشنهادی