همانطور که میدانیم دادههای مربوط به کارمندان مجموعهای مهم از اطلاعات برای هر شرکتی است. باوجوداین، اکثر ادارات منابع انسانی هنوز دادهها را با صفحه گسترده و اسناد کاغذی ذخیره میکنند اما این روشها امنیت اطلاعات شما را تضمین نخواهند کرد. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) نرمافزاری است که یک مجموعهای متمرکز از دادههای اصلی کارمندان را که بخش مدیریت منابع انسانی (HRM) برای تکمیل فرآیندهای اصلی منابع انسانی به انها نیاز دارد، فراهم میکند.
یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی، دادههای مربوط به کارمندان مانند نام، آدرس، شناسه ملی یا شماره تأمین اجتماعی، اطلاعات ویزا یا اجازه کار و اطلاعات مربوط به افراد وابسته به کارکنان را ذخیره، پردازش و مدیریت میکند. بهطورمعمول وظایف بخش مدیریت منابع انسانی مانند استخدام، پیگیری متقاضیان شغلی، مدیریت زمان و حضوروغیاب، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا را نیز ارائه میدهد. همچنین ممکن است عملکردهای سرویسدهی به کارکنان و حتی عملکردهای حسابداری را نیز شامل شود.
از بعضی جهات، سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را میتوان یک پایگاه داده هوشمند از داده های کارمندان در نظر گرفت. تعامل دادهها، فرایندهایی که میتوانند انجام شوند و قابلیت گزارشدهی باعث میشود دادههای ذخیره شده در سیستم قابلدسترسی و کاربردیتر باشند.