در دنیای امروزی فقط وجود دو مسئله قطعی است: میزان بیشتری از عدم اطمینان و شدت روزافزون تغییر و تحولات. جهانی شدن عرصه رقابت را گستردهتر کرده است؛ روند تکنولوژیهای دیجیتال سرعت کسبوکار را افزایش داده و مشتریان نیز نسبت به گذشته قدرت بیشتری دارند. حرکت دوگانه اقتصاد، رشد شتابان در بازارهای نوظهور و کاهش نرخ رشد در بازارهای توسعه یافته، به این معناست که شرکتها باید در دنیایی به فعالیت بپردازند که روز به روز پیچیدهتر میشود. در چنین شرایطی، توانایی تهیه و اجرای ابتکارات و اقدامات استراتژیک و تغییر سریع آهنگ رشد به وجه تمایز اصلی شرکتها تبدیل شده است.
میتوان گفت تمام مدیران ارشد نسبت به این موضوع واقف بوده و وقت و توجه خود را به تعریف و تهیه اقدامات استراتژیک اصلی معطوف ساخته اند. با این وجود، هنوز هم بسیاری از شرکتها در اجرای موفق این اقدامات با چالش روبهرو هستند. این نقص تا حد زیادی به ضعف در رهبری شرکت نسبت داده میشود، اما در واقع دلیل اصلی آن ناکارآمدی در جلب مشارکت است. خیلی از مدیران ارشد در دریافت اطلاعات مورد نیاز، در زمان مورد نیاز، مشکل دارند و در نتیجه قادر نیستند اقدامات اصلاحی لازم برای اطمینان از اثربخشی اقدامات استراتژیک را به انجام رسانند.
دفتر مدیریت برنامه یا پروژه میتواند با حمایت فعال از اجرای برنامه های استراتژیک اصلی در تحقق این هدف کمک شایانی داشته باشد. دفتر مدیریت پروژه باید نقش استراتژیک بیشتری داشته و توانمندیهای خود را بر حسب نیازهای این نقش ارتقا دهد (شرکتها از عبارات و توصیفهای مختلفی برای تعریف دفتر مدیریت پروژه استفاده میکنند؛ در این یادداشت، دفتر مدیریت پروژه واحدی در سطح شرکت است که روی مجموعهای از اقدامات استراتژیک در درون سازمان کار میکند.)
تحقیقات مشترک موسسه مدیریت پروژه، مرکز مطالعه روی هوشمندیِ نشریه اکونومیست و مرکز مشاوره فارِستر به چند مسئله مهم اشاره دارد که نقشآفرینی بالقوه دفتر مدیریت پروژه را تحت تاثیر قرار میدهد. گروه مشاوره بوستون بر اساس یافتههای این تحقیقات به چهار نکته برای افزایش احتمال موفقیت اجرای اقدامات استراتژیک اشاره کرده است که دفتر مدیریت پروژه میتواند از طریق آنها نقش پشتیبانی فعالتری ایفا کند.
بینش عملیاتی رهبران ارشد سازمان باید به وسیله هدف گذاریهای معنادار برای اقدامات استراتژیک پرورش یابد. تمرکز بر این امر سبب شفافیت بیشتر، انجام اقدامات اصلاحی حول مسائل و موضوعات نوظهور و افزایش میزان تاثیرگذاری میشود.
برای پیگیری برنامهها و اهداف، اطلاعرسانی درباره میزان پیشرفت و کمک به شناخت زودهنگام مشکلات بدون افزودن بار اضافی بر دوش کسب وکار یا تحت فشار قرار دادن کارکردهای آن، لازم است فرآیندهای جاری و متداول طرحریزی شود.
مهارتها و توانمندیهای لازم در زمینههای فنی، مدیریت استراتژیک، ادارۀ کسبوکار و رهبری باید در درون سازمان ایجاد شده و پرورش یابند.
حمایت و تعهد جمعی نسبت به اجرای اقدامات استراتژیک و مدیریت تغییر در سطح شرکت باید به عنوان یک وجه ایجاد مزیت رقابتی فعالانه دنبال شود.
این چهار الزام در کنار یکدیگر سبب برخورداری مدیران ارشد و تیم رهبری سازمان از اعتماد به نفس و آیندهنگری برای انجام اقدامات اصلاحی و پرورش مهارتها و جسارت لازم برای اعمال تغییرات بلند پروازانه تر میشود. شرکتهایی که بتوانند این توانمندیها را خلق کرده و توسعه دهند و گرایش استراتژیک را در دفتر مدیریت پروژه حاکم کنند، قابلیتشان را برای انجام اقدامات استراتژیک بهبود خواهند داد و میتوانند همین را مبنای کسب مزیتهای رقابتی واقعی برای خود قرار دهند.