اشتباهاتی که مدیران تازه کار حین بازخورددادن مرتکب می‌شوند!
بازخورد دادن مدیران تازه کار همانقدر که می‌تواند اثر بخش و مفید باشد، می‌تواند مدیران را مضطرب کرده و تجربه‌ای ناخوشایند خلق کند. این موضوع برای مدیران تازه‌کار که احتمالا آموزش‌های لازم برای بازخورد موثر را ندیده‌اند، دشوارتر خواهد بود. اما در این میان یک نکته مهم وجود دارد و آن این است که هیچ‌کس با مهارت بازخورد دادن متولد نمی‌شود. این مهارت در طول زمان با راهنمایی و تمرین مداوم بهتر می‌شود. در دنیایی که انتقاد، جزئی از زندگی روزمره یک مدیر شده، برای مدیران تازه کار این یک مهارت ضروری محسوب می‌شود.
مدرسه کسب و کار آریانا ارائه دهنده انواع دوره های آموزش مدیریت در ایران
خوشبختانه، مراحلی وجود دارد که می‌تواند این مهارت را به وجود آورده، گسترش داده و بهبود ببخشد. این فرایند از اشتباهاتی که ممکن است مرتکب شوید، آغاز می‌شود و به شما یاد می‌دهد چگونه از آن‌ها جلوگیری کنید.
اشتباه ۱: قبل از ایجاد اعتماد، بازخورد دهید.
مدیران تازه کار که بدون ایجاد اعتماد بازخورد می‌دهد، مانند کارگردانی است که قبل از اینکه بازیگرانش روی صحنه بروند، صحنه و نقش‌ها را آماده نمی‌کند. در شرایط عدم وجود اعتماد، کارمندان شما به سختی شنونده بازخورد شما هستند و به آن عمل می‌کنند.
- پیشنهاد مطالعه و بررسی >>>> مدیریت هلدینگ
خودتان را در این شرایط قرار دهید، مدیر شما به اهداف و ایده‌های شما بی‌اعتنا است و بازخوردهای پراکنده و بدون هدف ارائه می‌دهد و سعی دارد تا شما ر ا کنترل کند در این وضعیت، چه واکنشی نشان خواهید داد؟ آیا به بازخوردها توجه می‌کنید؟
اگر مدیران تازه کار زمان بگذارد و شما را بیشتر بشناسد و بازخوردهایی در راستای اهداف و آرزوهای شما ارائه دهد، آن‌وقت چطور؟ راه حل اولین کاری که بعنوان یک مدیر تازه‌کار باید انجام دهید، آشنایی با هرکدام از اعضای تیمتان است. اهداف، آرزوها و رویاهای آن‌ها را بشنوید. از آن‌ها بپرسید در ۶ ماه آینده چه کار جدیدی می‌خواهند انجام دهند یا در یکسال آینده خودشان را در چه جایگاهی می‌بینند. برخی افراد ممکن است تمام تمرکزشان را بر روی ارتقاء شغلیشان گذاشته باشند و برخی دیگر ممکن است بخواهند مهارت‌هایشان را توسعه دهند و در وظایفی با اهمیت بالاتر مشارکت داشته باشند.
- پیشنهاد مطالعه و بررسی >>>> مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک
هنگامی که متوحه شدید اعضای تیمتان دقیقا چه چیزی می‌خواهند و چه برنامه‌ای برای خودشان دارند، می‌توانید بازخورد دهید. برای مثال می‌توانید با این عبارت شروع کنید:
می‌دانم که می‌خواهید مسئولیت‌های بیشتری را بپذیرید، به همین خاطر نیاز است تا این حوزه را توسعه دهید. در این باره یک چیزی که می‌توانید بهتر انجام دهید…
در این جملات شما بعنوان یک راهنما توصیه‌هایی می‌کنید و این نشان دهنده آن است که به افراد و آینده آن‌ها اهمیت می‌دهید. از طریق بازخورد، شما حتی اعتماد بیشتری خلق می‌کنید.
- پیشنهاد مطالعه و بررسی >>>> معرفی دوره مدیریت فروش
اشتباه ۲: اجتناب یا تأخیر در ارائه بازخورد مدیران تازه کار
طبیعی است که شما از بازخورد دادن اجتناب کنید و یا آن را به عقب بیندازید. برای مثال در شرایطی که می‌توانید یک بازخورد منفی دهید شاید با خودتان فکر کنید که “امیدوارم این مسئله خود به خود حل شود.” یا “منتظر می‌مانم و بعد از بررسی و تامل بیشتر بازخورد می‌دهم.” اما تأخیر در ارائه بازخورد یا منتظر ماندن برای اینکه وضعیت بهبود پیدا کند، به شما و سازمانتان ضربه خواهد زد. شما با تاخیر در ارائه بازخورد به موفقیت تیمتان آسیب زده‌اید.
اشتباه ۳: بازخورد بیش‌ازحد در زمان نامناسب مدیران تازه کار
بازخورد در زمان مناسب و به اندازه می‌تواند سازنده باشد اما اگر بیش از حد بازخورد بدهید ممکن است افراد را درباره
وظایف و مسئولیت‌هایشان سردرگم کنید. به عنوان یک مدیر تازه‌کار، باید یاد بگیرید که قبل از هر بازخورد از خودتان بپرسید که آیا این بازخورد ارزشش را دارد یا با طرح آن بیشتر به بهبود عملکرد کارکنانتان آسیب خواهید زد.
- پیشنهاد بررسی >>>> مشاوره مدیریت
به عنوان مثال فرض کنید که تیم شما مسئول مدیریت و برگزاری یک کنفرانس یا رویداد برای شرکت است. در پایان روز اول، ناظر نکاتی را درباره کم و کاستی‌ها به شما گوشزد می‌کند. در این شرایط اگر شما بدون فکر کردن به اینکه این یک بازخورد سازنده است یا صرفا نظر یک شخص، آن را برای کارمندانتان بازگو کنید، در حقیقت قدرت خودتان را تضعیف کرده‌اید.
راه حل
این مسئولیت شماست که تصمیم بگیرید بازخوردی که از دیگران دریافت می‌کنید را با اعضای تیم درمیان بگذارید یا خیر. هنگامی که بازخوردی درباره عملکرد تیمتان دریافت می‌کنید، هرگونه پیشنهادی که به بهبود عملکرد آن‌ها نمی‌انجامد را حذف کنید. فرض کنید طبق مثال قبلی، بازخوردی دریافت کرده‌اید که در روز اول کنفرانس زمان برای پرسش و پاسخ وجود نداشته و شرکت‌کنندگان نسبت به این موضوع معترض بوده‌اند. این نظر که نشان دهنده تجمیع نظرات چند نفر است می‌تواند به بهبود رویداد در در روزهای آتی کمک کند. شما می توانید با استفاده مشاوره مدیریت دیگر مدیران که سابقه قابل توجهی دارند از اشتباهات خود بکاهید.
- پیشنهاد مطالعه و بررسی >>> دوره مدیریت استرس
پس می‌توانید این بازخورد را به تیمتان منتقل کنید. اما اگر یک نفر به شما بگوید که موضوع این کنفرانس را دوست ندارد، بهتر است این بازخورد را پیش خودتان نگه دارید. چراکه نظر شخصی یک نفر توجه و تلاش اعضای تیمتان را از اهداف اصلیشان منحرف می‌کند.
باید توجه کنید که تشخیص زمان درست بازخورد یک مهارت محسوب می‌شود. درست است که بازخورد سریع به یادگیری کمک می‌کند اما در این میان یک استثناء وجود دارد، درست زمانی که هیجانات بیش از همیشه است، بازخوردها در ضعیف‌ترین حالت خود قرار دارند. برای مثال، در روز اول یا سوم یک رویداد نمی‌توانید بازخوردهای دقیقی از آن دریافت کنید. اگر یک هفته صبر کنید می‌توانید اطلاعات روشنی از واکنش‌های مخاطبین، نتایج نظرسنجی، و دیگر نتایج اندازه‌گیری شده دریافت کنید. و با استفاده از این اطلاعات می‌توانید بررسی‌های دقیق‌تری داشته‌باشید.
اشتباه ۴: عدم پیگیری مدیران تازه کار
فرض کنید تمام مراحل را به درستی پیاده کنید و بازخورد را در بهترین زمان با بهترین واژگان و در فضایی امن منتقل کنید، تمام این‌ها بی‌اهمیت می‌شود اگر وضعیت بازخورد را پیگیری نکنید. زمانی که بازخوردی می‌دهید اما دیگر آن را پیگیری نمی‌کنید انگیزه کارمندانتان برای اجرایی کردن مواردی که به آن‌ها گوشزد می‌کنید کم خواهد شد، بعلاوه کم‌تر رقبت خواهند کرد تا از نظرات شما پیروی کنند. بدون پیگیری، بارها و بارها با مشکلاتی که درباره آن‌ها حرف زده‌اید مواجه می‌شوید.
راه حل
برای اینکه بازخورد کار کند، باید پیوستگی داشته باشد. بعد از اینکه اطمینان پیدا کردید اعضای تیم بازخورد را دریافت کردند، به سراغ آن‌ها بروید تا ببینید چگونه می‌خواهند این مسئله را حل کنند و چگونه در پی توسعه مهارت‌های خودشان هستند.
- پیشنهاد مطالعه و بررسی >>>> مدیریت ریسک کسب و کار
می‌توانید به سادگی از آن‌ها بپرسید: “در آخرین صحبتی که باهم داشتیم، درمورد امتحان یک رویکرد دیگر صحبت کردیم، چطور بوده تا الان؟” زمانی که گفتگوی شما بر مبنای بازخورد است، و شما آن را به اهداف و آرزوهای شخص متصل می‌کنید، یک گفتگوی صمیمانه خواهید داشت که یادگیری را در بین کارمندان رواج می‌دهد.
نکته قابل توجهی که در پایان می‌بایست به خاطر بسپاریم آن است که بازخورد فقط انتقاد نیست و می‌تواند پیام‌های مثبتی باشد که شما از تلاش‌های اعضای تیمتان به گوش آن‌ها می‌رسانید. می‌توانید بگویید “در این گزارش ما شاهد نمایش بهتری از داده‌های مشتریان بودیم و این تاثیر تلاش‌های شماست. وقت آن رسیده که شما در ارائه بعدی با حضور مدیرعامل حضور داشته‌باشید.”
بازخورد موثر و درست مدیران تازه کار مهارتی است که نیاز به تکرار و تمرین دارد. در ابتدا ممکن است این امر با احساس ناراحتی یا فشارهمراه باشد، اما زمانی که آن را بیاموزید مدیریت شما فصل جدیدی را تجربه خواهد کرد.
منبع: مجله کسب‌وکار هاروارد
