در ۱۰ سال گذشته موجی از نرم افزارهای داده محور برای تجزیه و تحلیل داده ها طراحی شده اند. با این حال، مایکروسافت اکسل، ۳۰ سال بعد، برای افراد تازهکار، محصولی در دسترس و ساده برای یادگیری است. ساتیا نادلا، مدیر عامل مایکروسافت، معتقد است که اکسل همچنان یکی از محصولات مهم آنها است که بسیار بازده بیشتری از سایر نرمافزارها دارد و ۷۵۰ میلیون دانشآموز در سراسر جهان هر روز از این نتیجهگیری پشتیبانی میکنند.
هر کدام از ویژگیهای اکسل مورد استفاده خاص خود را دارد، اما هیچ کدام از کسانیکه از آن استفاده میکنند، از همه ویژگیهای آن بهره نمیبرند. در این مقاله به ۱۰ مورد از مهمترین تکنیکها و ویژگیهای اکسل که یادگیری آن بسیار آسان است میپردازیم.
[ ۱ ]
در یادگیری اکسل کپی و پیست کردن یکی از ساده ترین و پرکاربردترین توابع در اکسل است. اما ما اغلب قالبی را که نمیخواهیم را استفاده میکنیم، یا زمانی که فقط یک مقدار را میخواهیم، فرمولی را کپی میکنیم.
در یادگیری اکسل رفع این مشکلات کوچک ممکن است زمانبر باشد، به همین دلیل است که Paste Special بسیار میتواند به شما کمک کند. این گزینه به شما این امکان را میدهد که مواردی که در سلول کپی شده را انتخاب کنید. بعد از اینکه سلول خود را کپی کردید (Ctrl+C)، کلیدهای Ctrl+Alt+V را بزنید (یا به قسمت Clipboard نوار صفحه اصلی یا Edit > Paste Special بروید) تا Paste Special را را انتخاب کنید. Alt+E+S+V میانبری برای پیست کردن مقادیر است.
[۲]
در یادگیری اکسل ما اغلب نیاز داریم که ردیف های جدیدی را بین ردیف های موجود اضافه کنیم. میانبر (Ctrl+Shift++ [علامت بعلاوه]) بسیار مفید است، به خصوص که می توانید برای اضافه کردن چندین ردیف را با علامت + تغییر دهید. اغلب، فقط انتخاب کردن تعداد ردیفهایی که میخواهید اضافه کنید (مثلاً پنج) و استفاده از کلیک راست و علامت + ، هنگام اضافه کردن انبوهی از اطلاعات راهحل سریعتری است، زیرا تعداد ردیفهایی را که انتخاب کردهاید اضافه میکند.
[۳]
اکسل در سال ۲۰۱۳ با این ویژگی خود را توسعه داد. Flash Fill بهطور خودکار دادههای شما را هنگامی که الگویی را در بین سلولها ببیند، پر میکند.
فرض کنید در ۱۰ خانه اول ستون A فهرستی از شماره محصولات دارید، به عنوان مثال “ABC-00001” تا “ABC-00010” و فقط به اعداد بعد از “-” نیاز دارید. با استفاده از Flash Fill می توانید به راحتی “ABC” را حذف کنید. قبل از سال ۲۰۱۳ این امکان وجود داشت، اما به ترکیبی از توابع (FIND، LEFT، و و غیره) متکی بود. اکنون، با به وجود آمدن این فرمول کار افراد بسیار سریعتر انجام میشود.
در یادگیری اکسل با تایپ “۰۰۰۰۱” در اولین سلول خالی، الگو را ایجاد کنید. اگر Flash Fill روشن است (گزینههای فایل، پیشرفته)، فقط شروع به تایپ شماره محصول بعدی در سلول زیر کنید و Flash Fill الگو را تشخیص داده و این فرمول شمارههای محصول باقی مانده را برای شما پر میکند. برای اتمام عملیات کافیست کلید Enter را بزنید. یا با کلیک روی Data > Flash Fill یا Ctrl+E آن را به صورت دستی اجرا کنید.
Flash Fill درست مانند یک جادو عمل میکند و می تواند در سناریوهای مختلف استفاده شود. زمانی که نیاز دارید اطلاعات زیادی را به سرعت و با دقت وارد کنید یا تغییر دهید، یک صرفه جویی در زمان فوق العاده انجام دادهاید.
[۴]
جدای از VLOOKUP (که مقدار را در یک ستون جستجو می کند و مقدار مربوطه را از ستون دیگر برمی گرداند)، INDEX و MATCH پرکاربردترین و قدرتمندترین ابزار در اکسل برای جستوجو هستند. این توابع که به طور جداگانه استفاده می شوند و بسیار ارزشمند هستند، اما وقتی آنها را ترکیب می کنید، قدرت واقعی آنها آزاد می شود. INDEX و MATCH که به صورت ترکیبی استفاده می شوند به شما کمک می کند تا داده های مورد نیاز خود را از یک مجموعه داده بزرگ به طور موثر و دقیق استخراج کنید. تسلط بر این توابع نه تنها شما را در نظر همکاران و مدیر خود شبیه یک متخصص می کند، بلکه کارهای خسته کننده و پیش پا افتاده را سریع و ساده میکند. در اینجا نحوه عملکرد این توابع آمده است:
VLOOKUP یک فرمول عالی است، اما محدودیت های خود را دارد. فقط می تواند مقادیر را از چپ به راست جستجو کند. مقدار جستجو باید در سمت چپ جدول جستجو باشد. INDEX and MATCH به شما این امکان را میدهد که یک مقدار را در هر نقطه از جدول جستجو بدون توجه به موقعیت آن جستجو کنید.
در یادگیری اکسل فرض کنید یک صفحه گسترده با لیستی از محصولات دارید. شما ستون هایی با عنوان «محصول شماره»، «سود»، «نام محصول» و «درآمد». در صفحهگسترده دیگری، فهرستی از نامهای محصول دارید و میخواهید ببینید که هر محصول چقدر سود ایجاد کرده است. در این سناریو، ما از نام محصول (مقدار جستجوی ما) برای جستجوی سود استفاده می کنیم. نام محصول در سمت راست سود قرار دارد، بنابراین VLOOKUP کار نخواهد کرد. این سناریوی عالی برای INDEX و MATCH است.
=INDEX (ستون سود)، MATCH (مقدار جستجو، ستون نام محصول)، ۰
در اینجا یک راه خوب برای به خاطر سپردن نحوه عملکرد آن وجود دارد:
=INDEX (ستونی که از آن مقدار برگشتی می خواهم)، MATCH (مقدار جستجوی من، ستونی که می خواهم به آن نگاه کنم)، «۰» را وارد کنید (صفر یک تطابق دقیق به شما می دهد؛ می توانید با کمتر از [-۱] مطابقت دهید یا بزرگتر از [۱] نیز هست.)
در نگاه اول و حتی دوم، INDEX و MATCH پیچیده به نظر می رسند. مطمئناً نیاز به تمرین دارد، اما ارزش آن را دارد که سرتان را به این موضوع برگردانید زیرا از VLOOKUP انعطافپذیرتر و قدرتمندتر است. این یکی از مهمترین کاربردهای اکسل است.
[۵]
یادگیری اکسل این یکی از اولین توابعی است که احتمالاً در اکسل یاد می گیرید – چگونه یک ردیف یا ستون را جمع کنید. اما آیا می دانستید که می توانید سلول انتهای یک سطر یا ستون را انتخاب کنید و Alt++ [علامت به اضافه] را فشار دهید تا این عملکرد در چند ثانیه انجام شود؟
[۶]
این میانبر اکسل شما برای خروج از وضعیتی است که نمیتوانید آن را حل کنید. اگر از Ctrl+Z برای خنثی سازی اشتباهات در اکسل استفاده نمی کنید، باید این کار را انجام دهید. چیزی که بسیاری از مردم نمیدانند این است که Ctrl+Y برعکس عمل میکند (انجام مجدد) این دو به خوبی در کنار هم کار می کنند، و شما می توانید از طریق تکرارهای کار بچرخید تا زمانی که مورد مناسب را پیدا کنید.
[۷]
این میانبر بسیار ساده و سریع است. Remove Duplicates دقیقاً همان کاری را انجام می دهد که شما انتظار دارید – موارد تکراری را در هر محدوده داده ای از داده ها حذف می کند. توصیه ما این است که مقادیری را که میخواهید حذف کنید حذف کنید و در برگه دیگری قرار دهید. در تب Data در بخش Data Tools آن را پیدا میکنید.
اگر فقط می خواهید موارد تکراری را برجسته کنید، می توانید این کار را با استفاده از قالب بندی شرطی انجام دهید. میانبر برای رسیدن به آنجا Alt+H+L است.
[۸]
تا به حال شده است که یک جدول بزرگ از داده ها را به پایین اسکرول کنید و فراموش کنید ترتیب ستونها چگونه بود؟ Freeze Panes اینجا مشکل شما را حل میکند. شما می توانید فقط سطر بالا، ستون اول یا هر تعداد از هر کدام را ثابت کنید. ستون ها و ردیف های ناحیه ای را که می خواهید ثابت کنید مشخص کنید. سپس سلول را بلافاصله در سمت راست آن ستونها و زیر آن ردیفها را انتخاب کنید. به تب View و Freeze Panes در قسمت Window بروید. Alt+W+F میانبر این فرمول است.
[۹]
دو راه به خصوص برای استفاده از F4 در اکسل وجود دارد. اولین مورد هنگام ایجاد یک مرجع مطلق است: F4 شما را از طریق گزینه های مختلف جابجا می کند. مورد دوم چیزی است که افراد کمی در مورد آن می دانند، اما می تواند به طور جدی بهره وری اکسل شما را بهبود بخشد. F4 آخرین اقدام شما را در صورت وجود تکرار میکند. به عنوان مثال، اگر فقط یک حاشیه را برای یک سلول اعمال کردهاید، از F4 برای اعمال آن در سلولهای دیگر استفاده کنید.
[۱۰]
اگر متوجه شدید که در حال پیمایش در یک مجموعه داده برای رسیدن به انتهای آن هستید، همین حالا توقف کنید و شروع به استفاده از کلیدهای Ctrl + یعنی کلیدهای جهتدار کنید! این میانبر ساده شما را مستقیماً به انتهای داده های یک ستون یا ردیفی که استفاده می کنید می برد. آن را با Ctrl+Shift ترکیب کنید تا مناطق بزرگی از داده را در چند ثانیه برجسته یا انتخاب کنید
هشدار: اگر در داده های خود شکاف دارید، این فقط شما را به شکاف اول می برد. بنابراین اگر میخواهید به سرعت به پایینتر برسید، ستونی از دادهها را انتخاب کنید که هیچ شکافی ندارد.