مدیریت اقدامات استراتژیک: الزامات دفتر مدیریت پروژه

3095-Management Measures-aryana

در دنیای امروزی فقط وجود دو مسئله قطعی است: میزان بیشتری از عدم اطمینان و شدت روزافزون تغییر و تحولات. جهانی­ شدن عرصه رقابت را گسترده‌تر کرده است؛ روند تکنولوژی‌های دیجیتال سرعت کسب‌وکار را افزایش داده و مشتریان نیز نسبت به گذشته قدرت بیشتری دارند. حرکت دوگانه اقتصاد، رشد شتابان در بازارهای نوظهور و کاهش نرخ رشد در بازارهای توسعه ­یافته، به این معناست که شرکت­ها باید در دنیایی به فعالیت بپردازند که روز به روز پیچیده‌تر می‌شود. در چنین شرایطی، توانایی تهیه و اجرای ابتکارات و اقدامات استراتژیک و تغییر سریع آهنگ رشد به وجه تمایز اصلی شرکت­ها تبدیل شده است.

می­توان گفت تمام مدیران ارشد نسبت به این موضوع واقف بوده و وقت و توجه خود را به تعریف و تهیه اقدامات استراتژیک اصلی معطوف ساخته­اند. با این وجود، هنوز هم بسیاری از شرکت­ها در اجرای موفق این اقدامات با چالش روبه‌رو هستند. این نقص تا حد زیادی به ضعف در رهبری شرکت نسبت داده می­شود، اما در واقع دلیل اصلی آن ناکارآمدی در جلب مشارکت است. خیلی از مدیران ارشد در دریافت اطلاعات مورد نیاز، در زمان مورد نیاز، مشکل دارند و در نتیجه قادر نیستند اقدامات اصلاحی لازم برای اطمینان از اثربخشی اقدامات استراتژیک را به انجام رسانند.

دفتر مدیریت برنامه یا پروژه می­تواند با حمایت فعال از اجرای برنامه­های استراتژیک اصلی در تحقق این هدف کمک شایانی داشته باشد. دفتر مدیریت پروژه باید نقش استراتژیک بیشتری داشته و توانمندی­های خود را بر حسب نیازهای این نقش ارتقا دهد (شرکت­ها از عبارات و توصیف‌های مختلفی برای تعریف دفتر مدیریت پروژه استفاده می­کنند؛ در این یادداشت، دفتر مدیریت پروژه واحدی در سطح شرکت است که روی مجموعه‌ای از اقدامات استراتژیک در درون سازمان کار می­کند.)

تحقیقات مشترک موسسه مدیریت پروژه، مرکز مطالعه روی هوشمندیِ نشریه اکونومیست و مرکز مشاوره فارِستر به چند مسئله مهم اشاره دارد که نقش‌آفرینی بالقوه دفتر مدیریت پروژه  را تحت تاثیر قرار می‌دهد. گروه مشاوره بوستون بر اساس یافته‌های این تحقیقات به چهار نکته برای افزایش احتمال موفقیت اجرای اقدامات استراتژیک اشاره کرده است که دفتر مدیریت پروژه می­تواند از طریق آنها نقش پشتیبانی فعال‌تری ایفا کند.

· تمرکز بر اقدامات اصلی. بینش عملیاتی رهبران ارشد سازمان باید به وسیله هدف­ گذاری‌های معنادار برای اقدامات استراتژیک پرورش یابد. تمرکز بر این امر سبب شفافیت بیشتر، انجام اقدامات اصلاحی حول مسائل و موضوعات نوظهور و افزایش میزان تاثیرگذاری می‌شود.

·به­ کارگیری فرآیندهای ساده و هوشمندانه. برای پیگیری برنامه­ها و اهداف، اطلاع­رسانی درباره میزان پیشرفت و کمک به شناخت زودهنگام مشکلات بدون افزودن بار اضافی بر دوش کسب­و­کار یا تحت فشار قرار دادن کارکردهای آن، لازم است فرآیندهای جاری و متداول طرح‌ریزی شود.

·رشد استعدادها و توانمندی­ها.مهارت­ها و توانمندی­های لازم در زمینه‌های فنی، مدیریت استراتژیک، ادارۀ کسب­و­کار و رهبری باید در درون سازمان ایجاد شده و پرورش یابند.

·    ترویج فرهنگ تغییر. حمایت و تعهد جمعی نسبت به اجرای اقدامات استراتژیک و مدیریت تغییر در سطح شرکت باید به عنوان یک وجه ایجاد مزیت رقابتی فعالانه دنبال شود.

این چهار الزام در کنار یکدیگر سبب برخورداری مدیران ارشد و تیم رهبری سازمان از اعتماد به نفس و آینده­نگری برای انجام اقدامات اصلاحی و پرورش مهارت­ها و جسارت لازم برای اعمال تغییرات بلند پروازانه­ تر می‌شود. شرکت­هایی که بتوانند این توانمندی­ها را خلق کرده و توسعه دهند و گرایش استراتژیک را در دفتر مدیریت پروژه حاکم کنند، قابلیت‌شان را برای انجام اقدامات استراتژیک بهبود خواهند داد و می­توانند همین را مبنای کسب مزیت‌های رقابتی واقعی برای خود قرار دهند.