سازمان توانمند: چگونه قابلیت‌هایی برای موفقیت پایدار ایجاد کنیم

3095-Empowering organizations-aryana

مدیران‌عامل با آزمون خطیری رو‌به‌رو هستند. در زمان نوسانات و سردرگمی‌های بزرگ دستیابی به مزیت رقابتی پایدار دشوار است: رهبران بخش دیگر مطمئن نیستند که مدتی طولانی در راس باشند، و رقیبان جدید (اغلب در کسب‌وکارهای خانوادگی یا شرکت‌های دولتی) به اصلی‌ترین محل سود حمله‌ور می‌شوند. مدیران‌عامل می‌دانند که ضرورتا باید شرکت‌شان را به شیوه‌ای پایدار تقویت کنند. در غیر ‌این‌صورت آنها را شکست خورده تلقی می‌کنند. در نهایت، مهم نیست که در کوتاه‌مدت چه دستاوردی دارید، بلکه نتایج درازمدت اهمیت دارند، یعنی آنچه که به آن اصل پایایی می‌گوییم.

مدیران‌عامل چگونه می‌توانند دستیابی به موفقیت را تضمین کنند؟ پاسخ روشن است: آنها نیاز به افراد درست با مهارت‌های درست دارند که از سوی فرایندها، ابزار و ساختار سازمانی درست حمایت شوند. اگر همۀ اینها را داشته باشند، احتمال این که از رقیبان‌شان در این دنیای متغیر پیشی بگیرند، به حداکثر می‌رسد.

برخی شرکت‌ها در حال حاضر هم سبدی از قابلیت‌های موردنیاز برای برنده‌شدن را در اختیار دارند؛ به این نمونه‌ها سازمان‌های توانمند می‌گوئیم.

عامل تناسب: چطور شرکت‌ها توانمند می‌شوند

شعار کسب‌و‌کار این است: “تنها آنهایی باقی می‌مانند که از تناسب برخوردارند” در این جهان که به سرعت در حال تغییرست، عامل تناسب مهم‌ترین عامل است. بنابراین مدیران اجرایی باید قابلیت‌هایی را بسازند یا تقویت کنند و این کار را به شیوه‌ای پایدار و مستمر انجام دهند.

به نظر می‌رسد بهترین روش این است که برنامه‌های توانمندسازی را دنبال کنید. به این ترتیب، ترکیب مناسبی از مهارت‌های فنی، مدیریتی و رهبری و نیز پلت‌فرم کسب‌و‌کار قوی در اختیار مدیران قرار می‌گیرد تا کارامدی‌شان را به حداکثر برسانند. این برنامه‌ها را می‌توان برای کل سازمان، برای یک واحد کسب‌و‌کار، یا حتی فقط برای یک عملکرد واحد طراحی کرد.

پیاده‌سازی چنین برنامه‌هایی دشوار است. این امر زمان‌بر است و باید چندین ماه و حتی چندین سال تمام توجه‌تان را روی آن متمرکز کنید. اما برای مدیرعامل شرکتی که این وظیفه را به عهده دارد، پاداش بسیار بزرگی وجود دارد: افزایش دائمی قابلیت‌های شرکت، تغییری که بازی را تغییر می‌دهد.

برای موفقیت، باید در حالی‌که با چالش‌های جاری مقابله می‌کنید، قابلیت‌های مناسب را تقویت کنید، این کار برای مثال از طریق چرخه‌های تغییر مکرر، قیمت‌گذاری مجدد مجموعه‌ای از محصولات یا خدمات، یا به‌کارگیری تکنیک‌های لازم جهت عملیات تولید صورت می‌پذیرد.

یکی دیگر از عوامل موفقیت این است که شواهد مداوم پیشرفت را ارائه دهید که به‌طور معمول در قالب منافع مالی یا دیگر منافع ملموسند. چنین شواهدی کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری پایدارِ مورد‌نیاز برای تامین مالی را توجیه کنیم.

چگونگی اجرای برنامۀ توانمندسازی: راهنمای گام به گام

برنامۀ توانمندسازی سه گام دارد. اولین گام بر توانمندی های لازم برای موفقیت تمرکز می‌کند. دومین و سومین گام بر اجرای پایه‌های دوگانه شرکت توانمند تمرکز دارند؛ مدیریت و پلت‌فرم کسب‌و‌کار.

گام اول: قابلیت کسب پیروزی. برای شرکت یا واحد کسب‌وکار، سبد قابلیت‌های استراتژیک ممکن است شامل رهبری، مدیریت چالش، تولید کارامد، قیمت‌گذاری، تدارکات، کارامدی نیروی فروش، و یا مدیریت استعداد باشد. برای هر کارکرد مشخص، قابلیت‌ها خاص‌تر خواهند بود؛ مثلا در قیمت‌گذاری، ممکن است تعیین قیمت، چانه‌زنی و تخفیف وجود داشته باشد.

بهتر است برای شناسایی قابلیت‌ها، ارزیابی‌ای از بلوغ قابلیت‌ها اجرا شود که نوعی بررسی سلامت شرکت است و با این هدف طراحی شده که مشخص کند شرکت با هدف ساخت یا تقویت مهارت‌ها و سیستم‌هایی که برای پیشبرد شرکت، واحد کسب‌و‌کار یا عملکرد خاص به سطح بعدی نیاز است چه کارهایی باید انجام دهد. برای مثال، آیا زمان و منابع کافی به قابلیت‌های مطلوب اختصاص داده شده‌اند؟ معمولا چنین ارزیابی‌ای مقایسه‌ای است، و به شرکت اجازه می‌دهد تا خود را در مقابل رقیبان بسنجد.

هنگامی‌که ارزیابی تکمیل شد، شرکت باید سبدی برای ساخت یا تقویت قابلیت‌ها تنظیم کند و نقشۀ‌راهی برای توالی دستیابی به آنها طراحی کند. برای این کار باید تیم یا دفتر مدیریت پروژۀ متعهدی را ایجاد کرد که دنبال کردن نقشه راه را تضمین کنند.

گام دوم: مدیران بهتر. برای کارمندان شرکت ضروری‌ست که برای راه اندازی کسب‌و‌کار مهارت‌های فنی، مدیریتی و رهبری درستی داشته باشند. بنابراین شرکت باید گروه‌های مختلفی را ارزیابی کند: رهبران، افراد با عملکرد بالا، و مدیران میانی، و نیز کسانی که بر عملکرد شرکت تاثیرگذارند. شرکت با اطلاعات به‌دست‌آمده از این فرایند می‌تواند تمام وظایف مهم سرمایه‌گذاری در طرحی هماهنگ برای بهبود مهارت‌ها را آغاز کند تا سطح کیفیت متوسط را افزایش دهد. همزمان، شرکت باید این فرصت را داشته باشد تا افراد واجد شرایط را جایگزین کسانی کند که عملکرد ضعیفی دارند.

یکی از ویژگی‌های مهم این طرح این است که برنامه‌ها را برای گروه‌ها و افراد مختلف اختصاصی می‌کند. مثلا، یک برنامۀ آموزشی می‌تواند ۲۴ جزء داشته باشد که در راستای پنج موضوع قرار گرفته‌اند: اصول ناب، نیازهای کسب‌و‌کار، بهبود عملیاتی، ادارۀ عملکرد، و مدیریت افراد. افراد مختلف برای تکمیل اجزای برنامه انتخاب می‌شوند.

در این میان، چالش اصلی این است که آموزش‌ها جدی گرفته شوند. اگر مهارت‌ها و سیستم‌های کسب‌و‌کار به‌درستی در سراسر شرکت جا بیفتد، رهبران باید رویکرد “یادگیری، عمل، آموختن به دیگران” را در پیش گیرند. این رویکرد، رمز موفقیت پایدار است.

پژوهش‌های متعدد نشان دادند افراد و سازمان‌ها وقتی مجبور باشند دانش یا مهارت‌های تازه فراگرفته‌شان را اجرا کنند، واقعا شروع به گسترش می‌کنند. همانطور که کنفسیوس در ۲۵۰۰ سال قبل نتیجه گرفت: “وقتی می‌شنوم، از یاد می‌برم. وقتی می‌بینم، به خاطر می‌سپرم. وقتی عمل می کنم، درک می‌کنم.” اما برنامۀ توانمندسازی فقط یک گام به پیش می‌گذارد، (استفاده از کارمندان تازه نفسی که تدریس می‌کنند تا به همکارانشان آموزش دهند). آموختن به دیگران، حتی بیشتر از عمل، به یادگیری وابسته است.

معمولا، برنامۀ توانمندسازی شامل مجموعه‌ای از کارگاه‌ها، سخنرانی‌ها و دیگر فعالیت‌هایی است که توسط خود کارمندان برگزار می‌شود. برخی شرکت‌ها مراکز آموزشی برای سازمان‌شان تاسیس می‌کنند تا این‌گونه جلسات را در آنجا برگزار کرده و گواهینامۀ رسمی اعطا کنند.

گام سوم: پلت‌فرم کسب‌و‌کار سطح بالاتر. افراد برتر به بهترین ساختارها، فرایندها و ابزارهای سازمانی یا همان اجزای پلت‌فرم کسب‌و‌کار نیاز دارند، تا تاثیر و کارامدی‌شان را به حداکثر برسانند. پلت‌فرم کسب‌و‌کاری که به‌درستی ایجاد شده باشد جریان آزاد اطلاعات را در سراسر شرکت تقویت کرده و به بهبود فرایند تصمیم‌گیری کمک می‌کند.

ارتقاء ابزارهای عملیاتی که چارچوب فناوری اطلاعات (پایگاه‌های داده، سیستم‌های رایانه، و دیگر ابزارهای فنی) را شکل می‌دهد باید در اولویت باشد. سپس، شرکت باید فرایندهای کسب‌و‌کار (مجموعه قوانین و مقرراتی که عرضۀ روان مواد خام، تحویل محصولات به انبار یا مشتریان و پرداخت به‌موقع صورت حساب‌ها را تضمین می‌کند) را ساده و موثر کند.

هنگامی‌که شرکت ساختار سازمانی را بازطراحی می‌کند، باید وضوح و طبقه‌بندی‌ قوانین را به همراه تطابق کارمندان کلیدی با استراتژی کلی سازمان، به واسطۀ پاسخگویی مناسب و تشویق مد‌نظر قرار دهد. همچنین شرکت باید ابزارهای تصمیم‌گیری برای مدیریت رابطه با مشتری، مدیریت منابع انسانی و برنامه‌ریزی منابع سازمانی را در نظر بگیرد.

نقش مهم مدیرعامل در مقام مسئول ارشد توانمندسازی

یک عامل مهم موفقیت در هر برنامۀ توانمندسازی حضور فعالانۀ رهبران شرکت است. مدیرعامل سازمان باید نقش مسئول ارشد توانمندسازی را به عهده بگیرد.

برنامۀ توانمندسازی موفق مزایای سریعی به همراه دارد. اما آنچه برنامه را واقعا توانمند می‌سازد، میزان گسترش قابلیت‌هایی است که در تار‌و‌پود کسب‌و‌کار و اساس فرهنگی شرکت تنیده شده است و مزایایی را به همراه دارد.

آنچه شرکت‌ها باید از برنامۀ توانمندسازی به‌دست بیاورند صرفا مجموعۀ جدیدی از مهارت‌ها و ابزارها نیست، بلکه باید شیوۀ جدیدی برای انجام کار بیابند. به عبارت دیگر، دفعۀ بعدی که مدیرعامل با مشکلی مواجه شد، شرکت نباید یک برنامۀ توانمندسازی عظیم را در پیش بگیرد. میراث برنامۀ توانمندسازی باید رویکردی بلندمدت باشد تا مشکلات را در کنار زیرساختی ملموس برای نهادینه‌کردن راه‌حل‌ها در شرکت رفع کند.

فقط آن دسته از مدیرعاملانی که از اختیار کافی برای نگریستن از منظری جامع برخوردارند قادرند تغییراتی ایجاد کنند که سراسر شرکت را در برگیرد. اما فقط قدرت مدیرعامل نیست که برنامۀ توانمندسازی را تبدیل به وظیفۀ مدیران اجرایی ارشد می‌کند. خلق شرکتی قوی‌تر، متناسب‌تر و توانمندتر وظیفه مدیرعامل است.

منبع: بی‌سی‌جی پرسپکتیو

مترجم:حسین امین التجا