ده راهکار اجرایی برای خلق نظام‌مند قابلیت‌های سازمانی

قابلیت های سازمانی

بسیاری از تلاش‌هایی که برای تغییر و تحول صورت می‌پذیرد، با شکست روبه‌رو می‌شود. دلیل این مسئله تمرکز بیش از حد سازمان‌ها و شرکت‌ها بر روی نتیجه تحول است؛ بدون آنکه قابلیت‌های لازم برای محقق ساختن این تغییر و تحول مورد توجه قرار گیرد. قابلیت‌های سازمانی ماهیچه‌هایی هستند که دستیابی به تغییر و تحول و پایداری آن را تضمین می‌کنند؛ به همین دلیل سازمان‌ها برای ایجاد تحول نیازمند تقویت ماهیچه‌های قابلیت خود هستند. علاوه بر این، باید این نکته را در نظر داشت که تحول در زمینه‌های مختلف، نیازمند تقویت قابلیت‌های متفاوتی است و این مسئله ارزش و اهمیت ترکیب سبد قابلیت‌های سازمان و توانایی ایجاد پویایی در این سبد بر حسب اهداف مورد انتظار را نشان می‌دهد.

چگونه می‌توانیم به صورت نظام‌مند به خلق قابلیت‌های سازمانی بپردازیم؟

  1. با جدیت به اولویت‌بندی قابلیت‌هایی بپردازید که بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد می‌کنند.

گام نخست تعیین قابلیت‌هایی است که در تحول مورد نظر نقش کلیدی و حیاتی دارند. تعیین این قابلیت‌ها نیازمند درک هدف مورد انتظار از تحول؛ و تخصیص منابع محدود سازمان به آن دسته از قابلیت‌هایی‌ست که بیشترین تاثیر را در اجرای اثربخش تحول دارند. دو معیاری که در اولویت‌بندی قابلیت‌ها می‌توان از آنها استفاده کرد شامل اهمیت نسبی هر قابلیت نسبت به استراتژی اصلی سازمان و دشواری ایجاد قابلیت در سازمان می‌شود. شدت دشواری و پیچیدگی خلق قابلیت در برخی مواقع نیاز به تشکیل تیم‌هایی برای هدایت و راهبری فرایند خلق قابلیت را پدید می‌آورد.

  1. خلأهای موجود در قابلیت‌های اساسی را از همه جنبه‌ها ارزیابی کنید.

فاصله میان وضعیت فعلی قابلیت‌ها و وضعیت مورد نیاز برای پشتیبانی از اهداف تغییر و تحول باید از چهار جنبه مورد ارزیابی قرار گیرد. این جنبه‌ها شامل شایستگی‌ها، ابزارها، قرایندها و سازوکارهای حاکمیتی می‌شوند. یکی از اشتباهات سازمانی در ارزیابی قابلیت‌ها زمانی رخ می‌دهد که از ارزیابی چندوجهی غفلت می‌شود و قابلیت‌ها فقط با یک معیار مورد بررسی قرار می‌گیرند.

  1. راهبران و تصمیم‌گیرندگان کلیدی را با فرایند ایجاد قابلیت هم‌راستا و هم‌سو کنید.

رهبران سازمان باید نه تنها در جریان تصمیم‌گیری برای ایجاد قابلیت‌ها، بلکه در همه فرایند خلق قابلیت‌های اساسی نقش داشته باشند. هم‌راستایی و هم‌سویی رهبران با همه گام‌ها و جزئیات فرایند خلق قابلیت‌های اساسی این تضمین را پدید می‌آورد که توسعه و پرورش قابلیت‌ها تحت حمایت همه‌جانبه سازمان قرار دارد.

  1. در طراحی قابلیت‌ها به هر چهار وجه بپردازید.

ایجاد قابلیت‌های اساسی بدون درنظر گرفتن هر چهار وجه شایستگی‌ها، ابزارها، فرایندها و سازوکارهای حاکمیتی ممکن نیست. سازمانی که درصدد توسعه یک قابلیت خاص در حوزه تحقیق و توسعه است، به چیزی فراتر از جنبه‌های فنی (شایستگی) نیاز دارد. توسعه چنین قابلیتی نیازمند ابزارهایی برای اجرای تحقیق و پژوهش، فرایندهایی برای تخصیص منابع به پروژه‌های مختلف و سازوکارهایی برای نظارت و اندازه‌گیری عملکرد است.

  1. برای توسعه قابلیت‌ها، تیم‌هایی با رویکرد چندبخشی و دیدگاه‌های متنوع بسازید.

استفاده از تیم‌های چندبخشی که دربرگیرنده اشخاصی از دوایر مختلف سازمانی هستند، این تضمین را پدید می‌آورد که همه جنبه‌های بااهمیت در طراحی و توسعه قابلیت‌ها مورد توجه قرار خواهند گرفت. لازم نیست این تیم‌ها متشکل از تعداد زیادی از اعضا باشند، اما باید افرادی در این تیم‌ها به‌کارگرفته شوند که از تخصص‌های مختلف برخوردار بوده و به نوعی از ذی‌نفعان آن قابلیت خاص نیز باشند.

  1. از یک رویکرد دقیق و حساب‌شده مدیریت تغییر استفاده کنید.

خلق قابلیت‌ها همانند ایجاد تحول، نیازمند برنامه‌ها و رویکردهای دقیق و حساب‌شده است. رویکرد مدیریت تغییر برای خلق قابلیت باید معیارهای کلیدی عملکرد را تعریف کند، نقاط کلیدی کنترل را در مسیر اجرا تعیین کند و تیم مناسب برای پیاده‌سازی این برنامه را مشخص کند.

  1. خلق قابلیت‌ها را در روال مستمر کاری کارکنان‌تان قرار دهید.

سازمان‌ها باید با دوری از نگاه انتزاعی به خلق قابلیت‌ها، آن را به جزئی از روال مستمر کاری کارکنان تبدیل کنند. هدف نهایی از برنامه‌های تحول، ایجاد یک رفتار جدید در میان افراد حاضر در سازمان و ابداع شیوه‌ای جدید برای کار است. توسعه قابلیت‌ها به عنوان جزئی از روال مستمر کاری کارکنان به مرور زمینه تحقق تغییرات مورد نیاز در رفتار و شیوه‌های کار را فراهم می‌کند و تحول را به واقعیت مبدل می‌کند.

  1. نتایج را ارزیابی کنید و اقدامات اصلاحی را در دستور کار قرار دهید.

موفقیت در خلق قابلیت‌ها نیازمند اندازه‌گیری تاثیر تغییرات و اصلاح برنامه‌ها در صورت نیاز است. ارزیابی نتایج حاصل از دستیابی به قابلیت‌ها تاحدودی دشوار است، اما سازمان‌ها باید تلاش کنند قابلیت‌ها را با معیارهای مشخص کمّی مرتبط کنند و از فضای بحث و گفت‌وگوی صادقانه پیرامون فرایند خلق قابلیت‌ها و نتایج آن حمایت کنند.

  1. هر دو وجه سخت و نرم سازمان را مورد توجه قرار دهید.

هنگامی که یک قابلیت جدید شکل می‌گیرد، باید توجه داشت که این قابلیت هم در وجه سخت سازمان، مانند سیستم فناوری ‌اطلاعات یا ساختار سازمانی، پدیدار شده و هم در وجه نرم سازمان، مانند فرهنگ و نظام مشوق‌ها، جای خود را پیدا کند. غفلت از هر کدام از این دو وجه ممکن است کارآمدی قابلیت‌های جدید را به شدت تحت تاثیر قرار دهد.

  1. تا زمانی که تغییر به تثبیت منجر نشده است، این فرایند را ادامه دهید.

فرایند خلق قابلیت‌های جدید هیچ نقطه پایانی ندارد. سازمان‌ها باید به طور مستمر درصدد خلق قابلیت‌های جدید باشند تا رفتارهای متفاوت و شیوه‌های نویی را برای دستیابی به موفقیت ایجاد کنند. پویایی بازار و رقابت هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود، به همین دلیل فرایند خلق قابلیت‌های جدید برای ایجاد تحول یا هم‌گامی با تغییرات باید به عنوان پارادایم مسلط بر مدیریت و رهبری سازمان‌ها در پیش گرفته شود.

ترجمه و بازنویسی: سید حسین جلالی

منبع: بی‌سی‌جی پرسپکتیو