چگونه جلسات طوفان فکری کاربردی را اداره کنیم

3095-brain storm-aryana

وقتی ایده های خلاقانه به ذهن نمی رسند، فرآیند طوفان فکری را سرزنش نکنید. چنین چیزی همانند کوبیدن بر روی چکش هنگام ضربه زدن بر روی انگشتان‌تان است. مقصر دانستن ابزار به جای تردید در تکنیک‌تان آسان‌تر است، اما ادامه این کار مانع رسیدن به یک نتیجه  اصولی خواهد شد.

در اغلب موارد، مدیران تصور می کنند جمع کردن افراد در اتاق کنفرانس، تهیه دستورالعمل‌هایی مبهم برای تفکر خارج از چارچوب، فراهم کردن پذیرایی مناسب، و اینکه خلاقیت می تواند با ارائه هر ایده ای شکوفا شود، کافی است. اما این نوع نگرش منجر به یک فرآیند آزاردهنده، پیچیده و بدون نتیجه می‌شود.

راه بهتری بدون نیاز به پذیرایی هم وجود دارد! در حقیقت، مغز انسان‌ها برای تفکر خارج از چارچوب مجهز نشده است. ما به چارچوب‌های مختلفی از قبیل مدل‌های ذهنی، قالب‌ها و تئوری‌ها برای درک پیچیدگی جهان احتیاج داریم. استراتژی، بخش بندی بازار و چشم انداز به همراه سایر چارچوب‌ها به رهبران در تفسیر و ساده‌سازی پیچیدگی دنیا کمک می‌کنند.

رهبران برای تحریک واقعی ایده‌پردازی احتیاج به ساختارهای جدیدی دارند تا تیم‌شان  بتواند آزادانه به فرایند طوفان فکری بپردازد. برای مثال شرکت بیک، چندین دهه موفقیت‌آمیز در مسیررشد را پس از تغییر چارچوب اصلی تجارت خود از شرکتی که “خودکارهای پلاستیکی مقرون به صرفه می سازد” به شرکتی که  “کالاهای پلاستیکی مقرون به صرفه برای مصرف کننده می سازد” تجربه کرد.

هیچ‌گاه فراموش نکنید که طراحی پرسش‌های موثر نیمی از مبارزه است

آلبرت انیشتین گفته است: اگر یک ساعت برای نجات دنیا وقت داشتم ،۵۹ دقیقه را برای تعریف مسئله و یک دقیقه را برای حل آن صرف می کردم. اگرچه این توصیف از اهمیت پرسش‌های صحیح افراطی است، اما اهمیت استفاده از سوالات موثر و طراحی معیارهایی برای موفقیت نمی‌تواند اغراق آمیز باشد .

یک سوال مناسب برای طوفان فکری باید کوتاه و ملموس باشدتا افراد حس کنند که از روش پاسخ دادن به آن آگاه هستند. به طور معمول،این گونه سوالات با “چگونه می‌توانیم…؟” یا “چه می‌شد اگر…؟” شروع می‌شود و افراد را قادر می سازد که مسئله را به طور باطنی حس کنند. مثلا به جای پرسیدن یک سوال باز مانند “چگونه می‌توانیم تصویر برندمان را در بازار هند توسعه دهیم؟” بپرسید: “چگونه می‌توانیم خانمی ۲۵ ساله در شهر مومبای هند را آن‌چنان نسبت به برندمان جذب کنیم که راجع به آن برای دوستانش به تفصیل صحبت کند؟” به جای “چگونه می توانیم ایده های جدید بازاریابی را برای خط هواپیمایی‌مان توسعه دهیم؟” بپرسید: “چگونه می توانیم مطمئن شویم که خط هواپیمایی ما اولین موردی است که به ذهن یک تاجر در لس آنجلس یا نیویورک در هنگام رزرو پرواز میرسد؟” یا “چگونه می توانیم مطمئن شویم که یک کاربر جدید اکسپدیا (سایت بین‌المللی در حوزه گردشگری و مسافرت) صفحه خانگی جستجوگر خود را بر روی وبسایت ما تنظیم می کند؟”

شرایطی برای پرورش خلاقیت ایجاد کنید

 محیطی که جلسه طوفان فکری در آن برگزار می شود را مورد توجه قرار دهید. طیفی از افراد با چشم‌اندازهای متنوع و یا حتی مشریان و کارشناسان را گردآوری کنید.

برای مثال ممکن است از مدیر یک فروشگاه اسباب بازی و یکی از نویسندگان کتاب کودکان درخواست کنیم که در جلسه‌ای با کارکنان شرکتی متمرکز بر حوزه هدایای کودکان حضور پیدا کنند. سعی کنید برای تغییر چشم‌انداز و از بین بردن عادات افراد آنها را از کارهای روزانه برحذر دارید. به طور واضح مشارکت کامل را تشویق کنید و مطمئن شوید که اعضای ارشد یا جدید گروه به طور مشابه و به راحتی ایده‌های خود را (حتی اگر احمقانه یا عجیب به نظر برسد) به اشتراک می‌گذارند. اطمینان داشته باشید که همه نفرات آمادگی کامل برای حضور در جلسات را دارند. یک مانع عمده برای موفقیت جلسات طوفان فکری این است که نیمی از اعضای حاضر در اتاق جلسه در حال تولید ایده هستند و نیمی دیگر این ایده‌ها را رد می‌کنند.

مستقیماً به سمت جلسه طوفان مغزی خیز برندارید، اول چارچوب‌های خودتان را بیان کرده و مورد نقد قرار دهید.

هر جهش خلاقانه مهم، ابتدا با تغییر در ادراک آغاز می شود. مشغول بودن در حوزه‌ها و زمینه‌هایی مانند رشد، مدیریت تغییر، برنامه‌ریزی استراتژیک، کاهش هزینه، نوآوری در محصول یا مدل تجاری، اولین گام در فرآیند خلاقیت شامل تعیین و بحث بر ساختار فعلی و تعیین این است که کدام یک نیاز به بازبینی و یا جایگزینی دارد. با تهیه یک لیست جامع از برخی از عقاید و فرضیات مشترک درباره سازمان‌تان آغاز کنید. راجع به آنها گفت‌وگو کنید و تعیین کنید کدام یک مناسب است و کدام یک نیاز به تعریف مجدد دارد. برای مثال، در یکی از پروژه‌های شرکت بی‌سی‌جی با یک پیمانکار دولتی، این شرکت کار را با شناسایی برخی از مدل‌های ذهنی مشترک آغاز کرد که هر فردی باید درباره کارکرد آنها با واحدهای مختلف سازمان‌های دولتی، تضمین تحقیق و توسعه و چگونگی فروش محصولات‌شان از آن اطلاع داشته باشد.

ساختارهای جدیدی برای جلسات ایجاد کنید تا ایده‌پردازی تقویت شود. این ساختارها به طور چشم‌گیری باعث دستیابی به نتایج مفید می شود.

افراد اغلب از پیش‌ پا افتاده بودن، عجیب بودن یا غیرکاربردی بودن ایده های مطرح در جلسات طوفان فکری شکایت می‌کنند. از دراختیار داشتن فردی کاملا آماده برای تسهیل‌گری مطمئن شوید، حتی می‌توانید این نقش را خودتان به عهده بگیرید. نقش تسهیل‌گر را مانند یک راننده اتوبوس در نظر بگیرید: یک راننده شایسته که به خوبی آموزش دیده، آماده، منعطف و هوشیار است و قوانین جاده را می داند. سعی کنید که تمرینی آزمایشی با استفاده از سوالات پیشنهادی خود در هنگام استفاده از برخی از تکنیک‌های طوفان فکری، مانند چشم انداز متغیر یا آزمایش رهیافت‌های مشابه اجرا کنید. این تمرین درک واضح‌تری از آن چه که باید مورد بحث قرار گیرد و کنار گذاشته شود، یا اینکه چه موفقیتی ممکن است به دست آید، می‌انجامد و باعث ایجاد مثال‌هایی برای به اشتراک گذاری با گروه می شود.

پیگیری را پس از جلسات طوفان فکری به یاد داشته باشید

افراد اغلب می‌گویند که جلسات طوفان فکری به ایده‌های خوب منجر می‌شوند، اما تغییر یا واکنش اندکی را به همراه دارند. رای‌گیری درباره ایده‌ها می‌تواند تمرین مفیدی برای به نتیجه رسیدن شرکت کنندگان باشد؛ اما شما نمی توانید توافق روی یک ایده را به حاضران در جلسه تحمیل کنید. اجازه دهید تراوش ایده‌ها ادامه یابد و به خاطر داشته باشید که بیشتر ایده ها پس از پایان جلسه به وجود می‌آیند. بنابراین، گفت‌وگو و همکاری با شرکت‌کنندگان را پس از اولویت‌بندی ایده‌ها و شفاف ساختن مسیر پیش‌رو ادامه دهید.

منبع: بی‌سی‌جی پرسپکتیو

مترجم:مسعود احسانی